24.11.2025
Якщо запитати будь-якого працівника складу, який процес приносить найбільше проблем, багато хто відповість: приймання. На перший погляд здається, що прийняти товар — це найпростіша операція. Машина приїхала, коробки зняли, накладну отримали, кількість звірили — і все. Але в реальності саме на прийманні формується 70–80% всіх подальших помилок на складі.
Коли залишки в обліковій системі “пливуть”, коли інвентаризація показує великі розбіжності, коли співробітники постійно шукають товар — у 9 випадках із 10 проблема почалася ще на прийманні. Це той момент, коли товар вперше потрапляє на склад, і якщо хоча б один крок зроблено неправильно, усі наступні процеси працюють неточно.
Щоб зрозуміти, як зробити приймання правильним, потрібно спочатку розібратися, звідки беруться типові проблеми.
Чому приймання — найуразливіший процес складу
Склад — це живий організм. Тут все рухається: машини приїжджають і від’їжджають, товари переміщуються між зонами, хтось готує відвантаження, хтось проводить інвентаризацію, хтось працює з комірками. І в цьому безкінечному русі приймання завжди відбувається “в потоці”.
Постачальник поспішає, водій нервує, треба швидко розвантажити машину, кілька інших задач нависають паралельно. Працівник хоче зробити все по правилах, але в умовах часу і навантаження починає скорочувати кроки. Саме тут і виникають помилки.
Що найчастіше відбувається:
— товар перевіряють “на око”, замість точного сканування;
— серії або партії взагалі не звіряються;
— працівник бачить різницю в накладній, але “потім поправить”;
— товар кладеться у першу вільну комірку, без прив’язки до системи;
— штрихкоди вводяться вручну, бо “так швидше”.
На фоні постійного руху складу працівнику здається, що «нічого страшного». Але система не думає як людина — вона не здогадується, що людина “в курсі” про якусь різницю. І саме тому кожна дрібна помилка на прийманні згодом перетворюється у велику проблему.
Типові проблеми, що виникають через неправильне приймання
Щоб зрозуміти, чому приймання має бути максимально точним, достатньо подивитися, що стається на складах, де цей процес робиться “для галочки”.
Уявімо реальну ситуацію. На склад приходить коробка товарів, наприклад взуття. У накладній написано: 10 пар одного артикулу. Працівник відкриває коробку, бачить десять коробок — ну, начебто все вірно. Але реальність така:
— три пари в іншому розмірі;
— одна коробка — інша модель;
— у частини інший штрихкод;
— одна пара — інша партія.
Зовні здається, що товар той самий, але насправді — зовсім інший. І коли склад починає відвантажувати замовлення, виникає хаос: або товару немає, або він не той, або штрихкод не співпадає, або серія інша.
Інша реальна проблема — неправильні комірки. Якщо товар кладуть “куди буде зручно”, система думає, що він лежить зовсім в іншому місці. Працівник йде по замовлення — а товару там немає. Починається пошук, витрачається час, відвантаження затримується.
Або ситуація з ваговими товарами: система показує 3 кг, фактично приїхало 2,7 кг. Якщо це не зафіксувати відразу, далі це вилізе великою розбіжністю.
Усе це — наслідок одного: приймання було зроблене неточно.
Як працює правильне приймання — простими словами
Правильне приймання — це коли склад читає інформацію з товару, а не придумує її. І зробити це можна через мобільний додаток, який працює як інструмент для реєстрації кожного товару.
Працівник не переписує штрихкоди, а сканує їх. Система не очікує, що людина вгадає правильну партію — вона показує її автоматично. Якщо штрихкод не співпадає — це видно одразу. Якщо кількість не відповідає накладній — додаток підкреслить розбіжність. Якщо товар має бути в певній комірці — система підкаже “правильний” осередок.
Правильне приймання — це не про швидкість. Це про точність, яка дає швидкість у всіх наступних процесах. Товар, який з самого початку потрапив у систему правильно, потім легко знайти, швидко відвантажити і без проблем інвентаризувати.
Приймання через смартфон — найпростіший спосіб уникнути помилок
Однією з найбільших переваг сучасного складу є те, що сьогодні інвентаризацію і приймання можна робити прямо зі смартфону. Камера телефона чудово зчитує штрихкоди, QR-коди та DataMatrix. Працівнику не потрібно знати модель товару, пам’ятати характеристики або вводити дані вручну. Сканування робить всю роботу.
Смартфон — це простий, доступний і дуже зручний інструмент, особливо для невеликих складів. Якщо склад великий, краще використовувати професійні термінали збору даних, але принцип той самий.
Мобільне приймання дає величезну перевагу — інформація потрапляє в систему одразу, а не через паперові записи і не через ручне введення на комп’ютері. Це прибирає дві точки помилки: неправильний запис і неправильне перенесення даних.
Серії, партії, характеристики та терміни придатності — чому це важливо саме на прийманні
Для багатьох компаній серія або партія важливіша за кількість. Це стосується:
— косметики
— продуктів харчування
— техніки
— фарми
— запчастин
— виробництва
— товарів з терміном придатності
Якщо на прийманні неправильно внести серію або партію, далі виникнуть великі проблеми. Наприклад, гарантійний випадок може бути відхилений виробником, якщо відправлена була не та серія. Або продукт може бути відправлений із простроченим терміном.
Мобільне приймання дозволяє не вводити ці дані вручну, а сканувати їх з етикетки. Це практично виключає помилки, тому що система автоматично фіксує правильну партію, серію та термін.
Чому приймання впливає на швидкість відвантаження
Коли товар прийнято правильно, склад працює швидко. Коли ні — виникає затримка за затримкою. Співробітник бере документ на відвантаження, йде до комірки — а там нічого немає. Починається пошук, перерахунок, уточнення, дзвінки постачальнику, перевірка документів — і час іде.
Правильне приймання створює ситуацію, коли:
— товар знаходиться там, де він має бути;
— кількість у системі відповідає реальності;
— характеристики не переплутані;
— працівнику не потрібно нічого “уточнювати”;
— відвантаження проходить швидко і чітко.
Відвантаження — це те, за що платять клієнти. Чим швидше склад відвантажує, тим краще працює бізнес.
Як мобільне приймання впливає на облік і звітність
Коли приймання виконується мобільно, дані не зникають. Немає паперів, які треба переносити. Немає ситуації, коли документ десь загубився. Вся інформація фіксується автоматично, зберігається в системі та відображається в обліковій програмі.
Це означає:
— керівник бачить реальні залишки;
— бухгалтерія працює з точними даними;
— система закупівель не робить помилкових замовлень;
— інвентаризація проходить без шокуючих розбіжностей.
Правильне приймання створює стабільність — усі цифри відповідають одне одному.
Звʼяжіться зі мною