24.11.2025
Інвентаризація — це один із тих процесів, які здаються простими на перший погляд, але на практиці часто викликають найбільше труднощів. Вона потрібна кожному складу — від маленького інтернет-магазину до великого логістичного центру — тому що саме інвентаризація показує, наскільки реальні залишки відповідають даним у вашій обліковій системі. Якщо пояснити простими словами, інвентаризація — це момент, коли бізнес перевіряє, чи все на складі знаходиться там, де повинно бути, і в тій кількості, яка записана в програмі.
Насправді інвентаризація — це не просто обов’язкова процедура, а фундамент точного складського обліку. Вона визначає, чи може компанія відправити замовлення без затримок, чи правильно відображаються залишки на сайті, чи не виникають ситуації, коли товар “є в системі”, але його немає на полиці. Якщо інвентаризація проводиться рідко, неякісно або вручну, склад поступово втрачає контроль, а помилки накопичуються та збільшують витрати.
Навіщо бізнесу потрібна регулярна інвентаризація
Інвентаризація необхідна не тільки “для бухгалтерії”. Вона напряму впливає на швидкість роботи складу, точність відвантажень, кількість повернень, задоволеність клієнтів і фінансові втрати. Найпоширеніша причина помилок у відправках — це неточні залишки. Якщо система показує, що товар є, а співробітник приходить на полицю й не знаходить його, компанія втрачає час, гроші та репутацію.
Інвентаризація дозволяє:
побачити реальний стан складу;
виявити нестачі, надлишки та системні помилки;
зрозуміти, які товари розкладені неправильно;
визначити, які комірки переплутані;
перевірити серії, партії та терміни придатності;
навести повний порядок у даних.
Для компаній із товаром, який має характеристики, вагові коди, різні одиниці виміру чи багато серій, інвентаризація є особливо важливою. Вона дозволяє уникнути великих проблем — неправильних відправок, плутанини з гарантією, списань через прострочення тощо.
Які бувають типи інвентаризації і коли вони потрібні
Найпоширеніше неправильне уявлення — що інвентаризація буває тільки “повною”. Насправді бізнес може обирати різні формати залежно від задачі.
Повна інвентаризація — це перевірка всього складу. Вона потрібна перед звітністю, при зміні матеріально відповідальної особи або якщо компанія вперше переходить на мобільний облік. Але робити повну інвентаризацію щомісяця — неефективно.
Часткова інвентаризація — більш сучасний підхід, коли перевіряється окрема група товарів, окремий стелаж або конкретна зона складу. Так бізнес постійно контролює склад, не зупиняючи роботу.
Інвентаризація по комірках — один із найефективніших варіантів. Якщо склад має адресне зберігання, співробітник просто сканує комірку, а не шукає всі товари по складу. Це значно прискорює роботу та зменшує кількість помилок.
Для товарів, що мають серії, партії або термін придатності, проводиться інвентаризація з підтвердженням цих параметрів. У таких категоріях важлива не тільки кількість, а й правильність конкретної партії або дати.
Основні проблеми, які виникають під час ручної інвентаризації
Ручна інвентаризація, навіть при зусиллях досвідчених співробітників, майже завжди супроводжується помилками. Головна причина — людський фактор. Під час ручного введення легко переплутати цифру, неточно переписати штрихкод або поставити товар не в ту комірку. Інколи помилка стається ще раніше — на етапі приймання, і тільки інвентаризація допомагає виявити її.
Другий тип проблем — неправильні або дубльовані штрихкоди. Якщо товар має кілька штрихкодів або неправильні дані, інвентаризація перетворюється на хаос.
Ще одна складність — товари з різними одиницями виміру. Наприклад, одна позиція може продаватися поштучно, упаковками або кілограмами. Якщо система не враховує ці особливості або працівник неправильно фіксує одиницю виміру, залишки стають некоректними.
Окрема категорія проблем — серії, партії та терміни придатності. Якщо співробітники вводять їх вручну, виникають помилки, що можуть призвести до неправильних відправок, гарантійних проблем і збитків.
Як мобільна інвентаризація спрощує роботу складу
Мобільна інвентаризація повністю змінює логіку процесу. Замість паперової відомості співробітник отримує інструмент, який сам зчитує товар, фіксує кількість, перевіряє комірку та показує всі дані в реальному часі.
Найважливіше — сканування. Замість ручного введення штрихкоду працівник просто сканує товар. Це майже повністю прибирає помилки. Додаток автоматично підтягує всі характеристики товару — назву, серію, партію, термін придатності, одиницю виміру, кількість штрихкодів, ціни та інші параметри.
Мобільна інвентаризація дозволяє працювати як онлайн, так і офлайн. Якщо складу не вистачає інтернету або є “мертві зони”, дані зберігаються локально, а потім автоматично синхронізуються.
Інвентаризація стає прозорою: керівник у будь-який момент може побачити прогрес, зони, які вже перевірено, та розбіжності, що з’явилися.
Смартфони чи термінали збору даних — що вибрати
Для маленького складу або магазину смартфон — найзручніший старт. Камера зчитує штрихкод, додаток відкриває документ інвентаризації, і процес проходить легко й інтуїтивно.
Для великого складу краще підійдуть термінали збору даних. Вони спеціально створені для інтенсивної роботи, мають потужні сканери, працюють швидко й стабільно, а також витримують падіння та навантаження.
Але незалежно від інструмента логіка інвентаризації залишається однаковою: сканування товару або комірки, перевірка кількості, збереження даних і формування звіту.
Як інвентаризація допомагає підвищити точність обліку та прибутковість бізнесу
Коли інвентаризація проводиться регулярно і за допомогою мобільного інструмента, бізнес отримує реальну картину того, що відбувається на складі. Залишки стають точними, товари перестають “пропадати”, працівники працюють упорядковано, а дані в системі обліку стають повністю коректними.
Це зменшує витрати на неправильні закупівлі, зменшує кількість повернень, прискорює відвантаження і робить логістичні процеси більш передбачуваними. Компанія перестає витрачати час на пошук товарів, виправлення помилок і хаотичні перерахунки.
Звʼяжіться зі мною